Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste
Laatimispäivä 20.8.2018, muokattu 1.8.2019
1. Rekisterinpitäjä
Olympiakomitea on rekisterinpitäjä Urheilijan Pulssi työkalussa käsittelemiensä Huippu-urheiluyksikön lajien kehittämis- ja tukiprosessien piirissä olevien urheilijoiden, kyseisten urheilijoiden valmentajien ja mahdollisesti muiden kyseisten urheilijoiden valmennustiimiin kuuluvien henkilöiden sekä lajiliittojen valmennuksesta vastaavien muiden henkilöiden henkilötietoja koskien.
Siltä osin, kun Olympiakomitea käsittelee sellaisten urheilijoiden, näiden valmentajien ja valmennustiimin jäsenien ja lajiliittojen valmennuksesta vastaavien muiden henkilöiden henkilötietoja, jotka eivät ole Olympiakomitean Huippu-urheiluyksikön lajien kehittämis- ja tukiprosessien piirissä, toimii Olympiakomitea henkilötietojen käsittelijän roolissa, käsitellen kyseisiä henkilötietoja lajiliittojen lukuun.
Lajiliitot ovat rekisterinpitäjiä Urheilijan Pulssi työkalussa käsittelemiensä urheilijoiden, näiden urheilijoiden valmentajien ja valmennustiimin jäsenien ja lajiliittojen valmennuksesta vastaavien muiden henkilöiden henkilötietojen osalta, jotka eivät kuulu Olympiakomitean Huippu-urheiluyksikön lajien kehittämis- ja tukiprosessien piiriin.
Siltä osin, kun lajiliitot käsittelevät sellaisten urheilijoiden, näiden valmentajien ja valmennustiimin jäsenien ja lajiliittojen valmennuksesta vastaavien muiden henkilöiden henkilötietoja, jotka ovat Olympiakomitean Huippu-urheiluyksikön lajien kehittämis- ja tukiprosessien piirissä, toimivat lajiliitot henkilötietojen käsittelijän roolissa, käsitellen kyseisiä henkilötietoja Olympiakomitean lukuun.
Lisäksi, sekä Olympiakomitea että lajiliitot ovat rekisterinpitäjiä sellaisten valmentajia koskevien henkilötietojen osalta, joita erikseen talletetaan työkaluun Olympiakomitean pyynnöstä ja lajiliittojen toimesta.
Olympiakomitean yhteystiedot:
- Suomen Olympiakomitea ry
Valimotie 10, 00380 Helsinki
Lista lajiliitoista on saatavissa https://www.urheilijanpulssi.fi/lajiliitot/. Rekisteröity voi pyytää lajiliiton yhteystiedot myös Olympiakomitealta.
2. Tähän rekisteriin liittyvissä rekisteriasioissa vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Leena Paavolainen, varajohtaja, Huippu-urheiluyksikkö, Suomen Olympiakomitea ry
leena.paavolainen@olympiakomitea.fi
p. 0400 229652
3. Rekisterin nimi
Urheilijan Pulssi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu Olympiakomitean oikeutettuun etuun tukea ja seurata sen Huippu-urheiluyksikön lajien kehittämis- ja tukiprosessien piirissä olevan urheilijan ja tämän valmentajan keskinäistä toimintaa ja kehittymistä. Käsittely perustuu lisäksi Olympiakomitean oikeutettuun etuun ylläpitää ja kehittää sidosryhmäsuhteita ja palveluita.
Henkilötietojen käsittely perustuu myös lajiliittojen oikeutettuun etuun helpottaa keskinäistä yhteydenpitoa ja kehittää urheilijan ja urheilijaa tukevien organisaatioiden ja toimijoiden välistä yhteistyötä.
Rekisteröidyn terveydentilaa koskevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Työkalu koostuu viidestä osasta: perustiedoista, tiimistä, toiminnan arviointityökalusta, kehityskohteista ja tuen tarpeesta ja taloustiedoista. Urheilija ja valmentaja täyttävät tiedot työkaluun. Tiedot, joita urheilijoiden ja valmentajien edellytetään työkaluun täytettävän, on merkitty tähdellä ja muilta osin tietojen täyttäminen on vapaaehtoista. Työkaluun täytetyt tiedot näkyvät ”luonnos” –tilassa vain urheilijalle ja valmentajalle. Kun kirjaukset merkitään ”valmis” tilaan, tulevat työkaluun tehdyt kirjaukset näkyviin myös lajin valmennusjohdolle (lajiliitot) ja Suomen Olympiakomitean Huippu-urheiluyksikön käyttäjille.
Rekisterin ensisijaisena käyttötarkoituksena on mahdollistaa urheilijan ja valmentajan yhteistyö, jolla he voivat helpottaa omaa suunnitteluprosessiaan ja selvittää menestymisen edellytyksiä. Tämän tavoitteen tukemiseksi työkalun avulla voidaan luoda kokonaisvaltainen urheilija- ja valmennusprofiili, ja luoda esimerkiksi yhteenvetoraportteja ja –kuvauksia. Rekisteriä hyödyntävän Urheilijan Pulssi -työkalun tarkoitus on auttaa urheilijaa ja valmentajaa arvioimaan ja suunnittelemaan omaa toimintaansa. Tarkoituksena on myös vahvistaa yhteistyötä urheilijan ja valmentajan sekä urheilijaa tukevan lajiliiton ja Olympiakomitean välillä.
Olympiakomitean Huippu-urheiluyksikön lajien kehittämis- ja tukiprosessien piirissä olevien urheilijoiden osalta tämä työkalu on myös osa urheilijan tukiprosessia ja rekisteritietoja voidaan hyödyntää Olympiakomitean päätöksentekoprosesseissa, sekä tutkimus- ja tilastointitarkoituksessa.
Kilpa- ja huippu-urheilun tutkimus- ja kehittämissäätiö sr voi luoda Olympiakomitean ja/tai lajiliittojen lukuun työkaluun syötetyistä tiedoista yhteenvetotietoa, jota voidaan hyödyntää Olympiakomitean ja lajiliittojen kehitystyössä. Lisäksi tietoja käytetään rekisterinpitäjien toiminnan suunnitteluun, toteutukseen, arviointiin ja johtamiseen. Tietoja käytetään tilasto- ja tutkimustarkoituksessa ilman rekisteröidyn yksilöintitietoja. Lisäksi rekisteritietoja voidaan käyttää virallisissa raporteissa kolmansille osapuolille. Tällöinkin huomioidaan henkilötietojen asianmukainen tietosuoja ja soveltuva lainsäädäntö, eikä tietoja lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille muodossa, joka mahdollistaa yksittäisen rekisteröidyn tunnistamisen.
Kerättyjä tietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterinpitäjät tallentavat seuraavat välttämättömät tiedot jokaisesta urheilijasta ja valmentajasta, jotka tulevat palvelun käyttäjiksi:
- etunimi, sukunimi
- sähköpostiosoite
- yhteys urheilulajiin ja lajiliittoon
Rekisteri sisältää myös seuraavan kaltaisia urheilijan tai tämän valmentajan työkaluun tallentamia tietoja:
- urheilijan perustietolomake, johon voi tallentaa seuraavat tiedot:
- urheilijan etunimi, sukunimi, syntymävuosi, sukupuoli, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä tieto urheilijan vakuutuksista.
- valmentajan etunimi, sukunimi, päätoimisuus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
- tiimilomake, johon voi tallentaa seuraavat tiedot:
- rekisteri saattaa sisältää myös urheilijan valmennustiimiin kuuluvien henkilöiden ja muiden asiantuntijoiden henkilötietoja (etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ala, jolla henkilö toimii). Näitä henkilötietoja voi työkaluun tallentaa urheilija tai tämän valmentaja urheilijaliitännäisen ja urheilijan edun mukaisen viestinnän mahdollistamiseksi, mikäli urheilija tai valmentaja on saanut kyseiseltä henkilöltä luvan lisätä tiedot työkaluun.
- toiminnan arviointityökalu -lomake, johon urheilija ja valmentaja täyttävät valmentautumisen nykytilaa ja kehittämistä koskevia tietoja sekä tavoitteet. Lomake sisältää myös valmentajaa koskevaa arviointitietoa.
- kehityskohteet ja tuen tarve –lomake, johon valmentaja kirjaa urheilijan keskeisimmät kehityskohteet ja tuen tarpeen
- urheilijan, tai urheilijan ja valmentajan yhdessä, täyttämä Taloustiedot –lomake, johon kerätään urheilusta aiheutuvien kulujen jakautumista koskevia tietoja sekä urheilusta saatujen tukien ja tulojen lähteet.
- valmentajan täyttämä Valmentajan tiedot -lomake, johon voi tallentaa seuraavat tiedot: etunimi, sukunimi, päätoimisuus, yhteys urheilulajiin ja lajiliittoon, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, valmentajaa koskeva arviointitieto, laji, valmentajan työtoimipiste, työskentely urheiluakatemiassa, työskentely valmennuskeskuksessa, nimike, koulutustiedot ja palkanmaksajataho.
Tiedot, joita urheilijoiden ja valmentajien edellytetään työkaluun täytettävän, on merkitty tähdellä ja muilta osin tietojen täyttäminen on vapaaehtoista.
Tämän lisäksi rekisteri sisältää urheilijan luokittelutietoja, niiden urheilijoiden osalta, jotka ovat Huippu-urheiluyksikön lajien kehittämis- ja tukiprosessien piirissä, osana huippu-urheiluyksikön tuenmyöntämisprosessia.
Rekisteri sisältää myös seuraavan kaltaisia lajiliiton valmennuspäällikön työkaluun tallentamia valmentajia koskevia tietoja, jotka näkyvät vain Olympiakomitealle ja lajien pääkäyttäjille (päävalmentaja, valmennuspäällikkö tai muu vastaava lajiliitolle työskentelevä toimija):
- valmentajan etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, laji, päätoimisuus, valmentajan työntoimipiste, työskentely urheiluakatemiassa, työskentely valmennuskeskuksessa, nimike, koulutustiedot ja palkanmaksajataho.
Kun lomaketietoja päivitetään, jäävät aiemmat tiedot talteen, mahdollistaen työkalun hyödyntämisen tietojen seurannassa.
Urheilijan Pulssi –työkalun käytöstä kertyy tietoturvasyistä myös käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen lähettämät tekniset tunnistetiedot kuten IP-osoite, päätelaitteen valmistaja ja internet-selaimen ohjelmistoversio.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Urheilijan Pulssi työkaluun avataan Pulssikysely kaksi kertaa vuodessa, siten että kesälajien ja talvilajien urheilijat vastaavat kyselyyn eri vuodenaikaan. Siten jokaiselle työkalua käyttävälle urheilijalle ja valmentajalle avautuu Pulssikysely kerran vuodessa. Henkilötietojen säilytysaika on kunkin Pulssikyselyn tietojen osalta tallentamisvuosi ja sen jälkeiset viisi vuotta, jonka jälkeen ne poistetaan. Suostumuksen perusteella käsitellyt terveystiedot poistetaan kuitenkin aiemmin, mikäli rekisteröity on perunut suostumuksensa eikä rekisterinpitäjillä ole muuta laillista perustetta tietojen säilyttämiseen.
Liiton valmennuspäällikön työkaluun tallentamia valmentajia koskevia tietoja säilytetään tallentamisvuosi ja sen jälkeiset viisi vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan.
Kaikki yllä mainitut tiedot säilytetään kuitenkin tutkimuskäyttöön ilman yksilöintitietoja.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös urheilijan valmentajalta ja lajin valmennuspäälliköltä tai vastaavalta toimijalta.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen vastaanottajien ryhmät
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa seuraavasti:
- Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja pakottavaan lainsäädäntöön perustuvan vaatimuksen nojalla, tai
- Muissa tapauksissa rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella.
Teknisistä ja tietojen käyttöön liittyvistä käytännöllisistä syistä johtuen rekisteritietoja saatetaan säilyttää rekisterinpitäjän käyttämien ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla ja nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat saattavat käsitellä tietoja rekisterinpitäjän lukuun. Käsittelytehtäviä voidaan myös muilta osin ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.
Urheilijan Pulssin –työkalun osalta ulkopuolisena palveluntarjoajana toimii Kilpa- ja huippu-urheilun tutkimus- ja kehittämissäätiö sr ja Suomen Paralympiakomitea ry.
9. Tietojen luovutukset EU ja ETA-maiden ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää ja luovuttaa EU:n ja ETA:n ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisin edellytyksin ja vaadittuja suojatoimia, kuten EU:n mallisopimuslausekkeet, käyttäen. Lisätietoa käytettävistä suojamekanismeista on saatavilla tämän tietosuojaselosteen 2. kohdassa esitettyjen yhteystietojen kautta.
10. Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeutta voidaan rajoittaa laissa säädetyin perustein.
Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa korjaamista tai poistamista esimerkiksi silloin, kun tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.
Urheilijan ja valmentajan tulee huolehtia siitä, että työkaluun tallennetut tiedot ovat ja pysyvät virheettöminä ja ajantasaisina.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla tai sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jonka osapuoli rekisteröity on, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
12. Yhteydenotot ja rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen
Rekisteröity voi esittää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kysymyksiä sekä käyttää oikeuksiaan tämän tietosuojaselosteen 2. kohdassa esitettyjen yhteystietojen kautta, riippumatta siitä kuka toimijoista on kyseessä olevien henkilötietojen rekisterinpitäjä.